Vos questions
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Mise en route
Voici les étapes pour créer la plateforme de votre cabinet : – parametrage du compte du cabinet (logo, couleur, ergonomie) sur les serveurs comptapac – éventuellement, installation du module de synchronisation – creation des comptes entreprises – formation du cabinet à la plateforme
Les comptes des entreprises sont créés automatiquement à partir des données saisies le modèle excel de création des comptes. Il est aussi possible pour le cabinet de créer les comptes entreprise à l’unité, à partir des interfaces de créations reservés à cet effet. Les comptes sont actifs dès leur création et l’entreprise peut y accéder avec ses identifiants. La création et la gestion des comptes sont détaillée lors de la formation à la plateforme.
Contactez-nous si vos clients ont des données d’archives qu’ils souhaitent intégrer. L’intégration automatisée est traitée au cas par cas.
En effet. S’il est très simple d’ajouter un client au fur et à mesure de l’activité, en intégrer un grand nombre d’un coup peut être une source d’erreurs de saisie. En fonction du nombre de clients que vous souhaitez ajouter au démarrage, Comptapac Expert peut accélérer ce déploiement en vous demandant de lui communiquer une liste de ces clients (sous Excel), les références des contacts au sein du cabinet ainsi que les logins types. A partir de ces informations, Comptapac Expert va créer sur votre plateforme, pour chaque client, des comptes détaillés. Il est même possible, si vous nous communiquez leurs emails, d’envoyer un mail personnalisé et à l’image de votre cabinet à vos clients pour leur communiquer leur login et leur mot de passe.
Non, vous n’avez pas besoin de changer ou d’adapter vos logiciels ! Vous continuez à travailler normalement avec vos programmes. La e-Plateforme Comptapac est compatible avec tous vos logiciels métier.
Oui, vos clients ont seulement besoin d’un navigateur Internet, quel qu’il soit pour consulter, envoyer et recevoir des documents.
Les données qui se trouvent sur la e-Plateforme Comptapac sont hébergées sur un serveur dédié dans un centre situé en région parisienne. Les locaux sont des salles sécurisées de type white-room équipées pour garantir l’intégrité des données en cas d’incendie ou d’inondation.
Vos collaborateurs, vos clients et vous ont accès aux informations qui se trouvent sur la e-Plateforme. En tant qu’administrateur des serveurs, le personnel de Comptapac Expert peut, seulement sur votre demande et si nécessaire, intervenir sur le serveur de vos données afin, par exemple, de réaliser un archivage sur CD-ROM des données d’exercices antérieurs ou de restaurer des données en cas d’attaque de votre réseau local par un virus…
La e-Plateforme Comptapac est sécurisée et son accès est restreint par l’emploi de login et de mots de passe propres à chacun des utilisateurs. Les données sont cryptées lors de leur transport sur Internet que ce soit lors de l’ajout via la plate-forme ou lors d’une synchronisation. S’il est possible d’utiliser le courrier électronique, l’ajout des flux RSS permet de limiter l’emploi de la messagerie électronique souvent saturée de spams. Enfin, les données sont régulièrement archivées et les disques durs sont redondants afin de prévenir et limiter les pannes matérielles.
La synchronisation se fait dans le sens cabinet plateforme justement pour eviter les pieges rencontrés avec la publication des documents non désirés.
Aucun individu ne peut accéder à la platefome s’il ne dispose d’un compte et des habilitations pour des actions bien définies. Au sein du cabinet, plusieurs comptes peuvent être créés pour les associés et les assistants afin qu’ils suivent ou gèrent des lots d’entreprises distincts Au sein de l’entreprise, les comptes utilisateurs permettent de cloisonner les dossiers et de protéger les informations sensibles. Par exemple, l’accès aux dossiers des cotisations sociales peut être restreint, certains utilisateurs ne pourront accéder qu’aux dossiers des informations générales, etc.
Lors de l’installation de la plateforme pour le cabinet le compte du correspondant au sein du cabinet est créé. Par la suite ce dernier crée les comptes de ses associés. Chaque associé peut créer les comptes de ses assistants . Lors de la création du compte de l’entreprise, le compte de l’interlocuteur du cabinet au sein de l’entreprise est créé. Par la suite, ce dernier crée les comptes des utilisateurs au sein de l’entreprise, et décide des dossiers auxquels ils auront accès.
Fonctionnement
Déposer ses documents en ligne est très simple. Si le document est numérisé, il vous suffit de : – identifier le type de dossier de dépôt (Achat, vente, Banque, Fiscalité, etc), – sélectionner et glisser vos documents dans le dossier en ligne. Si le document n’est pas numérisé, vous devez le scanner avant de le déposer en ligne. Une fois le document déposé, un mail automatique d’alerte et de traçabilité est envoyé au comptable et à l’entreprise.
Vous avez 2 possibilités pour réceptionner vos documents : – manuellement, en les téléchargeant directement en ligne (il est possible de télécharger plusieurs documents à la fois). – automatiquement, en installant notre moteur de synchronisation qui se chargera de recopier les documents en ligne sur votre ordinateur : dans ce cas, vous n’avez rien à faire. Qu’ils soient téléchargés manuellement ou transposés automatiquement, la structure des dossiers et conservée.
Chaque document en ligne est équipé d’une balise statistique qui trace les actions qu’il reçoit. Ainsi, lorsque votre document est reçu, la balise marque l’heure et de l’auteur de réception. La balise statistique comptabilise aussi le nombre de téléchargements réalisés sur chaque document.
Seules les personnes habilitées peuvent accéder à vos documents. De plus, le systeme propose une gestion fine des habilitations. Les habilitations peuvent être restreintes à un type de dossier. Par exemple, au sein de l’entreprise, la sécrétaire ne peut avoir accès qu’aux dossiers comptables (Achats, Ventes, Banque, Autres). Au sein du cabinet, l’assistant ne peut gérer les dossiers des entreprises de petites tailles, etc etc.
La plate-forme crée l’arborescence suivante pour chacun de vos clients. Cette arborescence est reproduite sur votre serveur local afin d’assurer la parfaite symétrie entre les deux systèmes d’informations.
Lors du paramétrage initial, il est possible de modifier cette arborescence.
La synchronisation est le fait de télécharger automatiquement les documents en ligne sur l’ordinateur du cabinet comptable. La synchronisation a donc une double fonction : – un gain de temps immédiat et réel – une double sauvegarde automatisée des documents
Par intervalles de temps réguliers, le module de synchronisation il recherche les nouveaux documents déposés en ligne et les copie sur un ordinateur designé au sein du cabinet il fournit un journal de suivi mensuel, reprenant les noms des documents téléchargés et leurs emplacements sur la plateforme.
Non. La fonction de synchronisation respecte l’intégrité de votre serveur local en respectant quelques règles simples. Tous les documents qui résident sur votre serveur et qui sont absents de la e-Plateforme seront transférés sur la plate-forme. Tous les documents ajoutés sur la e-Plateforme seront transférés vers votre serveur local. Les documents supprimés à partir de la e-Plateforme ne sont pas effacés de votre serveur local mais renommés par ajout d’un préfixe supp, ainsi, les documents supprimés sont conservés mais ne seront plus recopiés lors des futures synchronisations.
A chaque fois que vous lancerez une synchronisation, un compte-rendu de l’opération est inscrit sur votre serveur local. Ce compte-rendu détaille, client par client, les documents qui ont été traités et les éventuelles erreurs. Vous pouvez aussi recevoir ce compte-rendu par courrier électronique. En cas de problèmes, nous pourront, à la lecture de ces documents restaurer très rapidement la situation.
La gestion des clients est très simple ! Tout nouveau client est d’abord ajouté sur la plate-forme, ce qui permet à la fonction de synchronisation de créer automatiquement le répertoire client et toute son arborescence associée sur votre serveur local. Toute suppression d’un client se fait d’abord sur la e-Plateforme Comptapac. La fonction de synchronisation ne supprimera pas ce client de votre serveur local.
La synchronisation se fait dans le sens cabinet plateforme justement pour eviter les pieges rencontrés avec la publication des documents non désirés.
L’outil de facturation est intégrée dans la plateforme en ligne du cabinet comptable. Elle s’utilise en ligne et ne nécéssite qu’un navigateur web. Une fois votre compte créé il vous faut paramétrer vos factures pour cela vous devez : – intégrer vos clients et éventuellement vos articles, – sélectionner votre modèle de facture – sélectionner vos codes couleurs – éventuellement intégrer votre logo Il est possible de proposer un pramétrage spécifique pour chaque entreprise.
Plusieurs aides sont mises en place pour automatiser la saisie de vos factures et devis : – vous pouvez sélectionner une facture de référence à partir de laquelle toutes vos factures et devis découleront. – lorsque vous avez intégré vos clients et articles, le système vous les propose automatiquement, vous évitant ainsi de les resaisir. – les mentions lègales sont automatiquement incluses en entête et pied de page sur chaque facture et devis.
La plateforme offre 3 possibilités d’intégration des clients et des articles. – Si vous n’avez que quelques clients avec ou pas d’article, vous pouvez les créer un par un dans l’inteface réservée à ce propos. – Si au contraire vous ne souhaitez pas saisir les données, la plateforme met à votre disposition des modéles excel qui vous permettent d’integrer automatiquement vos clients et vos articles. – Enfin, si vous souhaitez vous faire aider, nos équipes sont disponibles pour intégrer vos données.
Oui, il est possible de tailler des modèles spécifiques pour des entreprises qui le souhaitent.
A la création de votre compte vous pouvez paramétrer. Une fois votre compte créé il vous faut paramétrer vos factures pour cela vous devez : – votre modèle de facture : plusieurs modèles sont proposés. – vos codes couleurs : un sélecteur de couleurs est proposé. – intégrer votre logo au centre, à gauche ou à droite de l’entête de vos factures et devis. Par la suite, vous pouvez créer une facture de référence qui sera la base de vos factures et devis. Il vous est possible de modifier les prefixes de numérotation.
Même si les entreprises créent et gérent les factures sur la plateforme du comptable, ce dernier n’a aucun accès aux factures de ses clients qui elles sont logées dans l’espace privé du client. En revanche, l’entreprise peut envoyer au comptable en un clique, toute facture qu’elle souhaite intégrer dans sa comptabilité.
Plusieurs modes d’export sont disponibles : pdf, email, impression d’écran, excel. L’intégration automatique des données dans l’outil du comptable est également enviageable.
L’un des objectifs de la messagerie est de centraliser et tracer tous les échanges entre le cabinet comptable et ses clients. Anisi, vous y trouverez tous les messages du cabinet et de vos entreprises, mais aussi les accusés de réception de chacun des documents déposés sur la plateforme.
La messagerie est partagée au sein du cabinet tout comme l’entreprise. En revanche, quel que soit le lieu, seuls les utilisateurs habilités ont accès à la messagerie. Au sein de l’entreprise, les habilitations sont gerées par l’interlocuteur du cabinet comptable.
Non. Ni le cabinet comptable, ni ses clients n’ont besoin d’emails pour utiliser la messagerie de la plateforme. En outre, il est possible de transférer automatiquement les messages vers des emails de votre choix.
Oui. Le cabinet peut envoyer ses messages dans les boîtes mails de l’entreprise. En fait, lors de l’envoi, le cabinet choisi les destinataires parmi la liste d’interlocuteurs designés de l’entreprise. Dans tous les cas, une copie du message est conservée sur la plateforme.
Le calendrier fiscal gère 3 types d’évènements : – Les évènements fiscaux et sociaux Ces évènements regroupent les taxes et impôts sociaux et fiscaux : RSI, TVA, URSSAF, TVS etc. – Les évènements spécifiques rajoutés par le comptable Le comptable peut commenter les évènements du calendrier, en créer, apporter des conseils ou suggestions sur des actions à mener. – Les évènements personnalisés rajoutés par l’entreprise L’entreprise peut rajouter des annotations ou des actions spécifiques à prendre en relation avec les évènements du calendrier.
Oui. Il suffit simplement de sélectionner un évènement du calendrier et d’y rajouter une alerte. Les alertes peuvent être déclenchées jusqu’à un mois avant l’évènement. L’entreprise reçoit alors un mail de notification.